 Gestión de Documentos
Cuando se trata de elegir un socio para subcontratar la gestión de documentos, Vserve Solution es una excelente opción. Somos el punto de referencia en lo que se refiere a servicios de gestión de documentos. Transformamos sus documentos en papel en documentos electrónicos y, de ese modo, simplificamos sus procesos comerciales. Al proceso de escaneo y conversión de documentos en papel a imágenes digitales, le damos el nombre de Documentación Electrónica.
Los documentos en papel que se convierten a formato electrónico se manejan como archivos de imagen, archivos web, documentos portátiles, etc. Los documentos electrónicos se almacenan, se organizan, se administran y se recuperan fácilmente en las tareas rutinarias de un negocio.
Recolección y organización de documentos útiles:
El proceso de gestión de documentos inicia con la recolección de datos sobre nuestros clientes. Los datos se reciben en forma de documentos en papel. Esos documentos en papel se digitalizan a través de un proceso de escaneo. Los documentos útiles se separan usando un formato que evite cualquier confusión posterior y que facilite su rápida recuperación. En esta fase se quitan todas las etiquetas y clips de los documentos.
Escaneo y conversión de los documentos:
Nuestro proceso de escaneo le garantiza los mejores resultados cada vez. Empleamos escáneres modernos de alta velocidad lo que nos permite terminar el trabajo siempre a tiempo y de manera precisa. Nos encargamos de escanear cualquier tipo de documento, incluso documentos médicos. Las imágenes escaneadas se analizan, se editan y se recopilan para convertirlas en documentos digitalizados. Nuestro software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR, por sus siglas en inglés) nos permite pasar la información de los archivos de imagen a formatos digitales de texto.
Indización de documentos:
La indización hace que sus documentos sean fácilmente accesibles. Indizamos sus documentos escaneados empleando distintas informaciones y campos como nombre, cliente, referencia de producto, código de documento, fecha, datos de contacto del cliente, detalles del departamento, etc. El servicio de indización de documentos de Vserve le permite organizar sus documentos digitales y agilizar la búsqueda y recuperación de información.
Almacenamiento y recuperación de documentos:
Todos nuestros documentos se archivan y se almacenan a través de distintas soluciones de almacenamiento. En Vserve Solution, recurrimos a bases de datos y tecnologías de vanguardia para archivar sus documentos digitales. Protegemos sus documentos electrónicos archivándolos en un sistema que requiere autenticación, lo cual también nos permite recuperar datos en cortos espacios de tiempo. Todos los documentos digitalizados se almacenan y se envían en dispositivos de memoria, a través de servidores FTP o por correo. Para mayor seguridad, todos los documentos digitalizados se almacenan en un depósito central al cual sólo pueden acceder usuarios autorizados a través de Internet.
Estos son algunos de los beneficios de la gestión de documentos electrónicos:
» Reducción del espacio de almacenamiento necesario
» Seguridad de sus datos frente a siniestros
» Facilidad para almacenar, compartir y transportar datos
» Menores costes en tecnología y recursos humanos
» Agilidad en la búsqueda y recuperación de información
» Garantía de seguridad e integridad para sus documentos
» Posibilidad de acceder a múltiples copias de documentos
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