Procesamiento de formularios

La información recogida en un formulario es de poca utilidad mientras no se convierta a un formato electrónico para que pueda ser tenida en cuenta. El aumento constante de datos es un problema común en una empresa en crecimiento. Los retrasos ocasionados por el procesamiento de datos pueden tener un impacto negativo en la satisfacción de los clientes llevando incluso a una pérdida de clientes, lo cual podría repercutir negativamente en los ingresos y en el crecimiento a largo plazo. Todo esto además de que los costes generales de la gestión de los datos se ven incrementados considerablemente. El coste de la gestión de documentos puede llegar a representar entre el 6% y el 15% de los ingresos de una compañía. Aproximadamente un 85% de los documentos archivados no vuelven a salir del archivador.

En Vserve Solution, el procesamiento de los formularios se empieza con la conversión de los documentos en papel a imágenes digitalizadas. Estas imágenes se pueden organizar, indizar, archivar y recuperar fácil y rápidamente. Al escanear o digitalizar documentos, en Vserve siempre almacenamos una copia digital de alta resolución en un disco duro o un disco óptico. Las plantillas o fichas electrónicas pueden tener información adjunta, como el autor, el número de referencia, la fecha de creación o palabras claves. Los archivos pueden seguirse visualizando, imprimiendo, compartiendo y almacenando. El acceso a los documentos depende del nivel de seguridad que el administrador del sistema asigne a cada usuario.